Mekanisme Pengadaan Barang/Jasa di desa sudah diatur oleh pemerintah selaku regulator agar berjalan baik dan aman. Di Kabupaten Purworejo, pengadaan barang dan jasa diatur dalam Peraturan Bupati Nomor 103 Tahun 2020.

Pengadaan barang dan jasa untuk desa, bisa melalui swakelola maupun melalui penyedia. Ketentuannya sebagai berikut :

Swakelola (Prioritas Utama)

1. Dikerjakan langsung oleh TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) bersama masyarakat desa.
2. Cocok untuk kegiatan pembangunan sederhana yang bisa dikerjakan dengan tenaga lokal.
3. Tujuannya memberdayakan masyarakat, menambah lapangan kerja, dan memperkuat gotong royong.

Pengadaan Melalui Penyedia

Jika tidak bisa dilakukan secara swakelola, desa dapat menunjuk penyedia barang/jasa dengan tiga metode :

1. Pembelian Langsung. Nilai maksimal pembalian langsung adalah  10.000.000 (sepuluh juta rupiah). Pemerintah Desa melalui TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) Desa membeli langsung ke 1 penyedia, dan boleh dilakukan tawar-menawar harga. Bukti transaksi berupa nota/kuitansi.
2. Permintaan Penawaran. Mekanisme ini digunakan jika nilai pengadaan barang dan jasa antara Rp. 10.000.000 – Rp. 200.000.000. TPK Desa  meminta penawaran tertulis dari minimal 2 penyedia yang berbeda. Penyedia yang nantinya akan dipilih berdasarkan harga terendah yang memenuhi spesifikasi teknis.
3. Lelang. Mekanisme lelang wajib dilakukan jika nilai pengadaan lebih dari Rp. 200. 000.000. Mekanisme lelang adalah sebagai berikut :

         1. TPK mengumumkan paket pekerjaan.

         2. Penyedia mendaftar. 

         3. Penyedia mengambil dokumen. 

         c. Penjelasan pekerjaan (aanwijzing).

         4. Penyedia memasukkan penawaran.

         5. Dilakukan evaluasi teknis & harga.

         6. Negosiasi harga.

         7. Penetapan pemenang lelang.

Selain hal-hal di atas, ada beberapa catatan penting  lainnya , yaitu :

1. Desa wajib mengutamakan penyedia lokal dari desa setempat jika tersedia.
2. Untuk pekerjaan konstruksi kompleks (butuh tenaga ahli/alat berat), tidak boleh swakelola → harus melalui penyedia.
3. Semua proses harus transparan (diumumkan di papan pengumuman desa) agar masyarakat ikut mengawasi.

Aturan - aturan ini  harus menjadi pedoman TPK  dalam pengadaan barang dan jasa di desa agar berjalan baik, benar, dan aman.